一、什么是外交文书、对外文书和地方外事文书
国家和政府领导人、负有特殊使命的国家和政府代表、外交部和驻外外交代表机关在外交活动中使用的书面文件称外交文书。国家机关、地方政府、军队、人民团体在对外交往中形成的书面文件，统称对外文书。其中地方政府、地方人民团体及其外事部门在日常工作及对外交往中形成、使用的书面文件称地方外事文书，它包括外事机关所使用的机关通用文书和在对外交往中使用的涉外文书。下面主要介绍地方外事文书中的涉外文书，不包括外交文书和其它对外文书，也不包括地方外事文书中的机关通用文书。
二、地方外事文书的特点
(一)主体的地方性。地方外事文书的主体是地方政府、地方人民团体及其外事部门，在处理地方外事文书时必须注意对外表态的身份、口径及与对方对等的问题，并遵循“外交大权在中央，地方外事工作授权有限”的原则。
(二)格式的规范性。地方外事文书一般都具有特定的格式和规范的处理程序，必须按照规范格式和程序处理，否则就不能达到对外交往的目的和效果，甚至引来不必要的麻烦。
(三)表述的准确性。地方外事文书的表达，必须准确、明了，必须杜绝歧义和模棱两可的语言，必要时还须另加解释或附注说明，以使表述准确而严密。
(四)很强的时效性。地方外事文书往往用于办理具体的对外事务，要求在一定时限内写作和处理完毕，其时间限制往往比其它种类的文书更严格。
三、地方外事文书的要求
地方外事文书是地方政府、人民团体及其外事部门进行对外交涉和交往的重要工具，是地方外事业务的重要组成部分。它体现着国家的对外方针、政策和有关法规，起草、发送和处理地方外事文书是一项政策性很强的工作。因此，地方外事文书既不能违背本国文字习惯，又要照顾到国际惯例和对方的具体情况，要求内容贴切，文字准确、精炼、严谨，印制精美，格式规范。
(一)内容上的要求。
1、国名。地方外事文书中首次使用的外国国名，应使用全称。
同一国名在文书中数次出现时，首次应用全称，此后可用简称。如习惯用简称，可使用正式简称。但某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，必须使用全称。有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不可用错。
2、称呼。地方外事文书中的称呼，既要考虑双方的身份，又要考虑国际惯例和对方的具体情况。对部长级以上的官员、大使、将军，一般称“阁下”(有些国家如美国、墨西哥、德国等习惯称“先生”，而不称“阁下”)；副部长级以下官员，或代办级使节和临时代办，习惯上只称“先生”，不称“阁下”。如果受文人有爵位、学位、军衔或其他头衔，如勋爵、教授、上校等，可视具体情况依习惯称呼。对国王、王后、皇帝、皇后、苏丹称“陛下”，对王子、公主、埃米尔、亲王、酋长称“殿下”。
3、客套用语和致敬语。地方外事文书不使用客套语，即不用“X X向X X致意并谨申述如下”的引文。致敬语须注意符合两国关系、双方身份、文书内容和使用场合。地方政府领导人发出的正式对外函件，使用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿’’或“顺致最亲切的问候”等；地方政府及其外事部门发出的普通对外函件，用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意”等；地方人民团体的领导人发出的正式对外函件，用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候’’等；地方人民团体及其外事部门发出的普通对外函件，用“预致谢意’’或“顺致问候”等。
4、人称。人称要与文书格式相适应。如正式对外函件以个人名义用第一人称；普通对外函件以单位名义用第三人称，称对方也用第三人称，且一般不用“贵方”或“贵馆”等措辞，而是重提受文机关的名称；对外便函用第一人称。签署者与受文者要相对应，即人对人，单位对单位。在个人对个人的地方外事文书中要讲究身份对等。
5、文种。地方外事文书一般使用中文，必要时附以外文译文。
(二)格式上的要求。
1、文面格式。
(1)地方外事文书的抬头，即受文人的职衔、姓名和称呼，应在第一行顶格排列，也可以将职衔单列一行(后面不加标点)，姓名和称呼另排一行。
(2)地方外事文书的致敬语，作为正文的最后一段，末尾加句号；排印时自成一行，必须紧跟正文。
(3)地方外事文书的发文日期之后一般必须加上发文地点，如“于乌鲁木齐”等字样。
2、盖印。地方外事文书加盖带国徽铜印时，印章下沿应骑年压月，国徽在年月日之上。
3、副本。如需对外提供副本，排版后外事文书正、副本应同时付印。在副本正文右上角加印“副本”字样，用白纸(规格同正本)印制；落款不签名、不盖章，但需将发文人的职衔、姓名或发文机关或团体名称印上并加括号注明“签字”或“印”字样。发送时，应在信封左
上角加盖“副本”二字。
4、译文。地方外事文书附以译文时，应在右上角注明“译文”字样，用白纸(规格同正本)印制；译文应考虑外文惯用格式，不应套用中文格式。受文人的职衔、姓名、称呼应按外文习惯放在函件首页文外左下角(有的国家习惯放在右上角或左上角)。还应按外文习惯在文首写上一个称呼，一般有：“阁下”、“先生”、“亲爱的先生”、“尊敬的X X先生”、“陛下”、“殿下”等。致敬语要按外文习惯翻译成完整的一句话，如将“顺致最崇高的敬意”译成“我借此机会向阁下致以最崇高的敬意”或“省长阁下，请接受我最崇高的敬意”等。
英文译本的右上角加注“1’fan8lation”字样；中文正本如未注明具体人名、地名、时间，英文译本一般加注“name”、“place”、“dme”字样(正文内用括号，抬头或结尾不用括号)；必要时则另做技术处理；失又谇不的落款处印上发文人职衔和姓名并加括号注明“sigled”字样，或印上发文机关或团体名称并加括号注明：“aeal”字样，但不须本人签名或加盖机关或团体印章。
四、常用地方外事文书分类
(一)地方外事函件。
地方外事函件是地方政府、人民团体及其领导人，同外国相应的机关或团体及其领导人，外国驻华使、领馆及使节和官员的往来文书。依照发文名义和内容分为三类：
1、正式函件。用第一人称写成、以机关或人民团体领导人名义发出的函件。内容可以是致谢、应邀、祝贺、婉拒邀请、邀请访华、致歉、表示遗憾、生病慰问等。
要求文首必须写上对方首都或城市名称，第二行起写明受文人的职衔、全名和称呼，依习惯另起一行排称呼(如阁下、先生、陛下等)。致敬语，机关的领导人用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等；人民团体的领导人用“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等。落款处亲笔签名，并署以正式职衔。不编号。
2、普通函件。用第三人称写成、以机关或人民团体及其外事部门的名义发出的函件。
要求函件抬头写明受文机关或团体名称。落款处只盖机关或团体及其外事部门的印章，不印机关或团体及其外事部门的名称。一般不编号；内容重要的可编号，排在文右上方。机关及其外事部门发出的普通函件，致敬语用“顺致崇高的敬意”或“预致谢意”等；人民团体及其外事部门发出的普通函件，用“预致谢意”或“顺致问候”等。
3、便函。以第一人称写成、以机关或人民团体官员名义发出的函件。
抬头可简称“亲爱的XXX先生”或“XXX先生”等。致敬语用“祝你身体健康”或“祝你工作顺利”等。落款处亲笔签名，是否署职衔视具体情况而定。不编号。不提供副本。
（二）地方外事电报
地方政府、人民团体及其领导人以电报包括传真形式发出的地方外事文书称地方外事电报，多用于祝贺、慰问、吊唁、致谢等事务性较强的内容。
要求第一行写对方首都或城市名称，第二行写受文人的职衔、全名、称呼或受文机关或团体名称。结尾无致敬语，但一般有祝愿词。发电人应具职衔、全名，不签名。发电机关应具全称，不盖章。
(三)地方外事书面协议文件。
地方政府和人民团体与外国相关部门签署的契约性书面文件，称为地方外事书面协议文件。包括协议书、意向书、会谈纪要、会议纪要、确认书、交接证、购置或租赁合同等。
协议书是各方就某事或某些问题达成协议后形成的书面文件。通常是事务性、行政性和技术性的文件。
意向书是将意欲达到的目的或可能发生的后果的意思表达出来的文件。
会谈纪要是各方进行谈判达成的协议要点的记录，一般说来没有法律约束力，只是作为谈判和签署正式协议和合同的参考文件。
会议纪要是各方就某一或某些问题举行会议达成的协议要点的记录。它与会谈纪要实质上没有多大区别，经常互用。
交接证是依协议或合同的规定，甲方将物品(或权利证明)移转给乙方的文件。
确认书是明确表示承认责任的存在，或证明某情况属实的文件。
购置、租赁合同是外国驻华使领馆在我国境内购置或租赁我国房地产时，所签署的书面文件。
在协议书、意向书、会谈纪要和会议纪要等文件中，每方在自己保存的原件中享有在先权。即中方保存的文本，中文文件排在前面，文中中方的名称在前面，中方代表的签署在左面或上方；外方保存的文本，外文文本排在前面，文中外方的名称在前面，外方代表的签署在左面或上方。
(四)公告和通告。
公告、通告是发布某一事项的情况或对外公布规定的文件。
公告的日期一般置于标题下方(若有编号，则将日期移至文后右下方)，发布机关的名称在标题中列出，不盖印。通告的日期置于文后右下方，一般不盖印，需要时加盖发布机关带国徽的铜印。对外发送时，用十六开书写纸(规格26.5X19厘米)。